Korjausrakentamiseen erikoistunut rakennusyhtiö automatisoi alihankinnan tarjouspyyntöjen käsittelyn

NHK Rakennus Oy halusi lähteä automatisoimaan liiketoimintaansa oleellisesti kuuluvan alihankinnan sekä materiaalitoimitusten tarjouspyyntöjen lähettämisen ja käsittelyn. Rakennusliikkeessä työmaan hankintoihin liittyviä tarjouspyyntöjä lähetetään kahdessa vaiheessa: ennakkotarjouspyynnöt hankkeen tarjousvaiheessa sekä toteutusvaiheen tarjouspyynnöt tarjouskilpailussa voitetun hankkeen osalta. Laajat ja yrityksen toimintatapojen mukaisesti toteutetut tarjouspyynnöt ovat tärkeä osa hankkeiden kustannushallintaa. Rakennusliikkeen hankintatoimen hoitaminen sitoo henkilöresursseja, kun samanaikaisesti on pystyttävä osallistumaan tarjouskilpailuihin, ja hoitamaan käynnissä olevien työmaiden hankinnat.

NHK Rakennus lähti taklaamaan haastetta sovelluskehityksen keinoin.

NHK Rakennus Oy on pääkaupunkiseudulla ja Uudenmaan alueella toimiva korjausrakentamisen erikoisosaaja. Yritys on perustettu vuonna 1993 ja työllistää yhdessä samaan konserniin kuuluvan NHK putkiremontit Oy:n kanssa 70 henkilöä ja tekee n. 35 M€ liikevaihdon. Yritys on halunnut toiminnassaan kasvaa orgaanisesti, jotta henkilöstö ja järjestelmät pysyvät mukana ja rakentamisen laatu korkeana.

NHK Rakennuksella ei ole keskitettyä hankintatointa, jossa kaikkiin urakoihin liittyvät tarjouspyynnöt toteutetaan, vaan NHK Rakennuksen liiketoiminta on jaettu toimialakohtaisiin tuotantotiimeihin. Tiimiorganisaatio tuo paljon hyötyjä toimialakohtaiseen projektihallintaan, mutta samalla se luo haasteita tiedon jakamiselle ja hankintatoimeen sitoutuvan työn määrään. Tätä ongelmaa ratkaisemaan haluttiin lähteä kehittämään järjestelmää, joka ohjaisi ja automatisoisi tarjouspyyntöjen lähettämistä sekä keräisi kertyneen tiedon hyödyttämään koko hankintoihin osallistuvaa henkilöstöä.

Alullepanijana automatisoituun tarjouspyyntöjen käsittelyyn toimi yrityksen silloinen toimitusjohtaja Heikki Nurmi, joka nykyisin toimii yrityksen hallituksen puheenjohtajana. Heikillä oli kokemusta isoista rakennusalan ohjelmistoprojekteista, ja sitä kautta näkemystä lähteä hakemaan ratkaisua käsillä olevaan ongelmaan sovelluskehityksen keinoin.

Kahden tarjouspyynnön sijaan lähtee kahdeksan

Primanet kehitti yhteistyössä NHK Rakennuksen kanssa järjestelmän, jossa on Talo 80 -nimikkeistöön pohjautuva, korjausrakentamiseen räätälöity toimittajien toimialanimikkeistö sekä tarjouspyynnön sisältöä yksilöivä hankintanimikkeistö. Muodostettaessa tarjouspyyntöä voidaan helposti valita esimerkiksi talotekniikan toimittajat, joilta pyydetään tarjoukset haluttuun urakkaan. Tarjouspyynnöt lähtevät valituille toimijoille sähköpostitse yhtä nappia painamalla, ja sovellus myös pitää yllä toimittajien välistä ranking-listaa siitä ketkä ovat menestyneet aikaisemmissa tarjouksissa. Tällöin alihankinta pysyy tehokkaana riippumatta henkilöstä, joka hankintaa on tekemässä.

Keskeisenä hyötynä NHK Rakennuksen Nurmi toteaa juuri järjestelmän tuoman tehokkuuden, sillä tarjouspyyntöjä lähtee helposti kahden sijasta kahdeksan, ja tämä näkyy viimekädessä myös tuloksessa.

Toisena tärkeänä asiana Nurmi nostaa esiin sen, että tiimeille hankintojen yhteydessä kertyvä tieto, mm. potentiaaliset uudet toimittajat, toimittajien tarjoushistoria ja työmaatoteutusta koskevat kommentit ovat heti koko organisaation käytössä.

Jatkokehitys

Uutena ominaisuutena sovellukseen ollaan ottamassa käyttöön hankinnan suunnitteluosiota, minkä tarkoituksena on ohjata urakan toteutuksen aikaisten hankintojen aikatauluja, jolloin toiminta itse työmaalla sujuu saumattomasti.

Kuten Nurmi mainitsee, on rakentaminen erittäin suhdanneherkkä ala. Varsinkin ylikuumentuneessa markkinatilanteessa alihankinnan suunnittelu korostuu, jotta aikataulut pitävät – myös tähän haasteeseen on pystytty vastaamaan kiitettävästi.

Sovellusta kehitetään edelleen jatkuvasti mm. entistä laajempaan pilven hyödyntämiseen. Useita vuosia kestänyt menestyksekäs yhteistyö saa siis jatkoa.