Valoro Oy:n toimitusjohtajalla Kimmo Kakolla oli pöydällään tarjouspyyntö valtakunnallisesti toimivan yrityksen arkistojen kartoituksesta. Toimipaikat ja niiden yhteyteen sijoitetut arkistot sijaitsivat maantieteellisesti ympäri Suomea, sekä koostuivat vaihtelevista määristä paperisista ja osin digitaalisista aineistoista. Näistä arkistoista tulisi tuottaa raportti, jotta asiakas voisi toteuttaa tarvittavat toimenpiteet arkistojen saattamisesta heidän määrittämälleen tasolle.


Valoro jäsentää tietoa

Valoro tarjoaa asiakkailleen sekä digitaalisten että fyysisten tietovirtojen hallintaa. Valoron asiakas voi esimerkiksi siirtää olemassa olevat paperiset arkistot Valoron arkistohotelliin, jossa niihin pystytään kohdistamaan asiakkaan tarpeiden mukaisia tiedonhallinnan prosesseja. Arkistohotelliin siirrettävä materiaali luokitellaan tyypin ja säilytysajan mukaan, ja useimmin tarvittavat aineistot digitoidaan – kaikki tämä tukee tiedon varmaa säilyvyyttä ja saatavuutta.

Mutkatonta kumppanuutta

Valoro on Primanetin jatkuvien it-palvelujen pitkäaikainen asiakas. Primanet mm. vastaa Valoron it-ympäristön kehityksestä, käyttäjätuesta sekä palvelimista ja pilvipalveluista.

PowerPlatformilla ongelman kimppuun

Valoron toimitusjohtaja Kimmo Kakko tiedusteli Primanetin toimitusjohtajalta Jani Havialta olisiko arkistojen kartoitukseen olemassa kätevämpiä työvälineitä kuin heidän nykyisin käyttämänsä. ”Kimmon kysymys Janille oli, miten tämmöinen kannattaisi tehdä?”

Primanetissa todettiin, että tämä kuulostaa ongelmalta, johon ratkaisuna olisi Microsoftin PowerPlatformilla toteutettu mobiilisovellus, jossa näkyisivät kartoitettavat arkistot ja mahdollisuus lisätä niihin helposti valokuvia ja selitteitä. Tämä kuulosti Valoron Kimmosta tutkimisen arvoiselta. Alustavan perehtymisen pohjalta Primanet teki rautalankamallin PowerApps-sovelluksen käyttöliittymästä ja kuvan siitä, miltä itse sovellus voisi näyttää.

Valorolla innostuttiin esitetystä mallista ja todettiin, että sovelluksen määrittely aloitettaisiin välittömästi. Valorolla oli alusta asti erittäin selkeä kuva sovellukseen vaadittavista toiminnallisuuksista ja varsinainen määrittelytyö saatiin valmiiksi erittäin nopeasti.

Määrittelytyön pohjalta Valoro sai tarjouksen, jossa oli sovelluskehityksen päivähinta sekä arvio sovelluksen määriteltyjen ominaisuuksien toteuttamiseen vaaditusta työmäärästä. Jälkikäteen voitiin yhdessä todeta, että arvioitu työmäärä vastasi hyvin tarjouksen arviota.

Sovellus viikoissa – ei kuukausissa

Kahden viikon kuluttua siitä, kun Valoro oli hyväksynyt tarjouksen, Primanet esitteli ensimmäisen version sovelluksesta. Valorolla oltiin jo tässä vaiheessa erittäin tyytyväisiä sovellukseen ja sen toimintaan. Tarvittavat muutokset koskivat pääasiassa sovelluksen käyttöliittymää, joka oli lähtökohtaisesti suunniteltu siten että myös näiden muutosten toteuttaminen oli nopeaa ja vaivatonta.

Haluttujen muutosten jälkeen sovellus oli valmiina tuotantoon – kolmen viikon kuluttua tarjouksen hyväksymisestä

Uutta liiketoimintaa

Valoron palveluihin ei aikaisemmin ollut kuulunut arkistoiden kartoitus ja raportointi vastaavaa työkalua hyödyntäen. Primanetin kanssa toteutetun PowerApps-sovelluksen avulle heille syntyi kokonaan uusi tuote, jolla oli vieläpä erittäin hyvät näkymät kysynnän suhteen. Valoron Kakko kertoo, että heillä on jo syntynyt uutta liiketoimintaa tämän tuotteen ympärille.

Jatkokehitys

Tuotetta jatkokehitetään Valoron ja sen käyttäjien antaman palautteen perusteella.

Mikäli kaipaat yrityksesi liiketoimintaa tukevaa tai jopa mahdollistavaa sovellusta, täytä tietosi alle niin ryhdytään selvittämään mitä se voisi olla teidän tapauksessa.