PK-yritysten toimintaympäristö ja päivittäiset menettelytavat ovat viimeisten vuosien aikana muuttuneet melkoisesti. Muutokset ovat tuoneet tullessaan sekä uhkia että mahdollisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon. Tämän kaksiosaisen blogisarjan tarkoituksena on esitellä ratkaisu, joka taklaa kerralla kaikki yleisimmät it-ongelmat. Tämä ensimmäinen artikkeli nostaa esille it-haasteita, joita pk-yrityksissä usein kohdataan ja tarjoaa ensimmäisen avaimen näiden ratkaisuun. Lisäavaimia ja esimerkkejä elävästä elämästä käydään läpi blogisarjan toisessa osassa.
Erityisesti nämä muutokset näkyvät pk-yritysten arjessa:
- Yhä suurempi osa työstä tehdään tiimeissä, joissa on usein mukana myös yritykseen kuulumattomia henkilöitä, kuten asiakkaita tai yhteistyökumppaneita.
- Mobiililaitteita käytetään työntekoon koko ajan enemmän.
- Tietomurrot ovat lisääntyneet ja niiden uhka on tullut osaksi myös pk-yritysten arkipäivää.
- Etätyön yleistyminen on tuonut mukanaan muun muassa it-laitteistoihin, tietoturvaan ja tiedostonhallintaan liittyviä kysymyksiä.
Moni yritys on näihin jo reagoinutkin, ja yrityksissä on käytössä vaihtelevia ratkaisuja muun muassa tiimityön tehostamiseen, virustorjuntaan, laitehallintaan sekä tiedostojen hallintaan ja jakamiseen.
Yleisiä pk-yritysten it-haasteita
Meille it-palveluiden tuottajana yritysten moninaiset it-haasteet ovat tulleet tutuiksi. Tässä muutamia erittäin yleisiä tilanteita:
- IT-hankintoja tehdään ilman selkeää suunnitelmaa.
- Työntekijät käyttävät vaihtelevia ratkaisuja ja vaihtelevia laitteita.
- Käytössä on hajanaisia ja päällekkäisiä ratkaisuja.
- Liiketoiminnan kannalta elintärkeän datan ja toimintojen pyörittämisessä luotetaan edellisen sukupolven ratkaisuihin.
- Ulkopuolisten on liian helppo päästä käsiksi yrityksen dataan ja järjestelmiin.
Suunnitelmallisuuden puuttuminen
Vanha, tuttu sanonta – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – pitää paikkansa it-hankinnoissa erityisen hyvin. Kun it-kokonaisuuden suunnitteluun panostetaan, ei tule tehtyä paniikkiratkaisuja arjen kiireessä vaan voidaan edetä ennalta sovitun suunnitelman mukaisesti.
Työntekijöiden vaihtelevat toimintatavat
It-laitteiden ja –ratkaisujen hankinnassa ja käytössä olisi hyvä olla yhteiset toimintaohjeet, joiden noudattamista myös seurataan. Yhteiset toimintaohjeet pitävät huolen siitä, että kaikki työntekijät käyttävät samoja järjestelmiä ja toimivat niiden kanssa yhtenevästi. Uudet työntekijät tulee perehdyttää yrityksen käytäntöihin saman tien ja vanhojen työntekijöiden toimintatapojakin on hyvä seurata. Sooloilu ja omien mieltymysten mukaan toimiminen aiheuttaa esimerkiksi tietoturvaongelmia ja haasteita järjestelmien yhteensopivuuden kanssa.
Hajanaisuuden aiheuttamat haasteet
Kun muuttuneeseen toimintaympäristöön on yrityksissä reagoitu matkan varrella aina askel kerrallaan, kun uusia tarpeita on ilmennyt, voi it-ratkaisujen kirjo olla yhtäkkiä varsin sekalainen.
Hajanaisuus aiheuttaa monia haasteita. Ensinnäkin eri ratkaisuista aiheutuvat kustannukset saattavat yllättää, kun niitä aletaan yksi kerrallaan ynnäämään yhteen. Virustorjunta on hankittu toimijalta X ja siitä maksetaan kuukausittain. Toimistosovelluksia on hankittu toimijalta Y sitä mukaa, kun henkilöstömäärä on kasvanut ja kustannukset ovat huomaamatta moninkertaistuneet. Etätyön lisääntyessä on investoitu kiireesti videoneuvotteluratkaisuihin (toimijalta Z) ja niistä aiheutuu lisää kuluja. Kustannuksiin kannattaa kiinnittää huomiota ja selvittää, kuinka suuri loppusumma pienistä puroista syntyykään.
Toinen hajanaisuudesta johtuva haaste on it:n hallittavuus. Yksittäisen työntekijän on kirjauduttava yhden työpäivän aikana jopa kymmeneen eri ohjelmaan tai järjestelmään. Kymmenien salasanojen muistaminen on mahdotonta, mutta saman salasanan käyttäminen monessa paikassa on valtava tietoturvariski. It-ratkaisujen ylläpito ja niiden tehokas hyödyntäminen on haastavaa, jos käytössä on kymmeniä erillisiä järjestelmiä.
Edellisen sukupolven ratkaisut
Yllättävän yleistä on pk-yrityksissä sekin, että jopa kymmeniä vuosia käytetyistä ratkaisuista ei osata tai malteta luopua. Jos liiketoiminnan kannalta elintärkeä data pyörii edelleen vanhaan siivouskomeroon asennetulla palvelimella, on toiminnan jatkuvuus todellisessa vaarassa, kun vanha palvelin lyö hanskat tiskiin. Hallittu siirtyminen tämän vuosituhannen ratkaisuihin on syytä hoitaa mieluusti ennemmin kuin myöhemmin.
Turvallisuus on retuperällä
Tietoturvallisuus on tänä päivänä myös pienelle yritykselle tärkeä asia. Tutkimustiedon mukaan jo yli 40 % tietomurroista tehdään pienyrityksiin. Käytännössä tieto tulisi turvata siten, että yrityksen dataan ja yrityksen digitaaliseen toimintaympäristöön pääsevät käsiksi vain ja ainoastaan ne henkilöt, joiden kuuluukin päästä. Kun työskennellään etänä, kotona, kahvilassa, junassa ja niin edelleen, on voitava varmistaa, että data pysyy turvassa. Jos työntekijä käyttää vaikkapa omaa puhelintaan työsähköpostin lukemiseen, mitä tapahtuu, jos kännykkä unohtuu kaupan kassalle? Turvallisuutta on myös se, että yrityksen tiedostot ovat varmassa tallessa, eikä liiketoiminnan kannalta elintärkeää dataa liikutella turvattomien yhteyksien avulla.
Mutkaton Palvelulaite on ensimmäinen askel haasteiden ratkaisemiseen
Kuulostivatko edellä mainitut ongelmat tutuilta? Alkaa olla jo aikamoinen työmaa, että kaikki nämä haasteet saadaan taklattua, vai mitä? Primanet on mutkaton it-kumppani, jolla on tietotaitoa näiden ja muidenkin it-haasteiden ratkaisemiseen. Ajantasaiset ja tarpeen mukaiset it-laitteet ovat ensimmäinen askel, jolla pk-yrityksen it-arki saadaan käännettyä oikeaan suuntaan. Tutustu Mutkattomaan Palvelulaitteeseemme ja ota yhteyttä asiantuntevaan tiimiimme!
Lisää ratkaisuja it-haasteisiin blogisarjan toisessa osassa.
