Pelkästään M365 ympäristössä on tarjolla huomattavan paljon palveluita, ja ympäristö kehittyy jatkuvasti valtavalla vauhdilla. Kyse ei ole pelkästään siitä että esimerkiksi Covid:in myötä lähes kaikille tutuksi tulleeseen Microsoft Teams:iin tulee lisää ominaisuuksia, vaan siitä että Microsoft ja muut kilpailevat softatalot lanseeraavat jatkuvasti uusia sovelluksia vastaamaan juuri tiettyyn ongelmaan tai haasteeseen. Miten tästä kaikesta voi selviytyä voittajana?

Selvitä ensin mihin nykyiset palvelusi taipuvat.

Törmäämme usein siihen että vastauksena liiketoiminnassa syntyviin tarpeisiin on hankkia tarpeeseen uusi ohjelma, ja ohjelmien hankkiminen palveluna käy helposti – maksukyky firman luottokortilla riittää. Näin yksittäisissä toiminnoissa sitten hankitaan Trello, kun tarvitaan työn suunnittelua ja ohjausta, Plandisk vuosikelloa varten ja ehkä Mondey.com projekteja varten. Rahaa palaa ja yllättäen onkin luotu varjo-IT, jossa sovellusten omistajuus ja käyttöoikeudet ovatkin usein hukassa – varsinkin kun ohjelman hankkinut ja konffannut työntekijä on jo ehtinyt vaihtaa firmaakin.

Tämä kaikki on helposti vältettävissä selvittämällä ensin mitä tahdotaan oikeasti tehdä ja löytyisikö siihen ratkaisu yleisimmin käytössä olevasta M365-ympäristöstä – usein nimittäin löytyy.

Miten päästä liikkeelle?

Ensimmäinen tärkeä asia on johdon tuki asialle, aito kiinnostus tehdä tilannearvio ja tarkastella millä tolalla työtavat ja käytetyt työvälineet ovat. Kun tämä on kunnossa, on suhteellisen helppoa lähteä tutkimaan voitaisiinko työskentelyä tehostaa jo hankituilla välineillä ja työtapojen muutoksilla, vai tarvitaanko oikeasti uusia sovelluksia.

Toinen tärkeä seikka on ottaa mukaan keskusteluun se liiketoiminnan osa joka näitä työvälineitä oikeasti työssään käyttää, arvioimalla yhdessä heidän kanssaan riittävätkö ominaisuudet, hyödytäänkö yhteisestä ekosysteemistä ja käyttäjähallinnasta riittävästi verrattuna kilpaileviin vaihtoehtoihin? Plussat ja miinukset vertailuun ja kohti päätöksiä.

Kolmas, ja usein unohdettu pointti on että tähän tarkasteluun löytyy myös apuja. Kaikkea ei aina tarvitse tehdä itse, vaan usein on jopa kustannustehokasta käyttää ulkopuolista kumppania joka tuntee vastaavan problematiikan jo ennestään. Parhaassa tapauksessa tämä kumppani löytyy käytetyltä IT-toimittajalta, mutta mikäli näin ei ole – niin tässä tilanteessa voimme ojentaa auttavan käden.

Meidän tapamme toimia

Yhdessä johdon ja liiketoiminnan avainhenkilöiden kanssa järjestetyssä työpajassa perehdymme nykyisiin tapoihin työskennellä ja mahdollisuuksiin tehostaa niitä. Yhdessä tehdyn tarkastelun perusteella ehdotamme tapoja parantaa tilannetta, joko hyödyntämällä jo nykyisen ympäristön tarjoamia mahdollisuuksia, tai mikäli ne todetaan riittämättömiksi autamme kartoittamaan muita vaihtoehtoja ja integroimaan ne osaksi toimintaympäristöä.

Työpajan ja siinä tehtyjen ratkaisujen perusteella suunnittelemme ja toteutamme mallin jolla johto ja henkilöstö koulutetaan ja sitoutetaan ottamaan uusi työtapa käyttöön. Tämä on taas se kriittinen kohta jossa johdon sitoutuminen ja tuki on kultaakin kalliimpaa, olemme huomanneet että mikäli tässä nivelkohdassa ei ole aikaa tai tahtotilaa työskennellä uuden mallin mukaan, vaikka se hetkellisesti voikin vaatia panostusta uuden oppimiseen – ei hyötyjä saada täysimääräisesti ulosmitattua.

Miten liikkeelle?

Autamme mielellämme ottamaan haltuun modernin työtavat, käydään yhdessä keskustelu tavoitteista ja edetään siitä käytäntöön mikäli näemme yhdessä, että voimme aidosti hyödyttää teitä.

Voit jättää yhteystietosi alle, ja olemme yhteydessä sinuun. Voit myös soittaa suoraan minulle tai varata ajan kalenteriini keskustelua varten.

Ari Kurunmäki

Konsultointi ja moderni työ

044 521 7371

Soita tai varaa aika etätapaamiselle, niin keskustellaan lisää modernista työstä