Sähköposti ja kalenteri pilvestä

18.1.2016
Jani Havia

Verrattuna lähes mihin tahansa vanhempaan sähköpostiratkaisuun, Office 365:n sähköposti tarjoaa mm.enemmän tallennustilaa ja joustavuutta. Tällä hetkellä postilaatikon koko per käyttäjä on rajattu 50 gigatavuun, mikä käytännössä tarkoittaa lähes rajatonta tilaa. Tyypillisesti käyttäjien postilaatikkojen koot liikkuvat 2-5 Gt:n välillä, joten postilaatikon täyttymisestä ei Office 365:ttä käytettäessä tarvitse murehtia.

Toinen todella hyvä ominaisuus Office 365:n sähköpostiratkaisussa ovat kalenterit ja erityisesti jaetut kalenterit. Käyttäjä voi kätevästi jakaa oman kalenterinsa organisaation sisällä haluamilleen henkilöille. Näin esimerkiksi palaverien sopiminen helpottuu huomattavasti kun palaverin järjestäjä voi katsoa vapaat ajat suoraan kunkin osallistujan kalenterista. Kaikki tämä voidaan hoitaa yhdestä näkymästä, ilman puhelinsoittokierrosta tai sähköpostittelua ja odottelua. Kalenterin käyttäminen onnistuu myös mobiililaitteista, joten tieto omista aikatauluista ja niiden muutoksista kulkee työntekijän mukana koko ajan.

Lisäksi käyttäjien on mahdollista perustaa erilaisia resurssikalentereita. Tyypillisesti resurssikalentereita käytetään yhteisten tilojen varaamiseen tai vaikkapa yrityksen käytössä olevien ajoneuvojen varaamiseen, sillä käytännössä varattava resurssi voi olla mitä tahansa. Näin varmistetaan, että yritykselle hankitut resurssit ovat tehokkaassa käytössä ja pidemmällä aikavälillä yritys voi myös seurata resurssien käyttöasteita ja joko lisätä tai vähentää niiden määrää.

Office 365:den sähköposti sekä Skype for Business viestintäpalvelu  integroituvat vahvasti toisiinsa. Sähköposti osaa hakea läsnäolotiedot suoraan Skype for Busineksen sijaintitiedoista ja toisaalta Skype for Business osaa käyttää sijaintitietojen päivittämiseen Outlookin kalentereista. Esimerkiksi mikäli käyttäjällä on kalenterissa sovittuna tapaaminen, osaa Skype for Business tämän tiedon kalenterista hakea ja muuttaa käyttäjän tilan varatuksi. Lisäksi käydyt pikaviestikeskustelut tallentuvat sähköpostiin, joten vanhoja keskusteluja voidaan hakea samaan tapaan kuin sähköpostiviestejäkin.

Kerromme lisää Skype for Busineksen tarjoamista viestintämahdollisuuksista ja muista ominaisuuksista blogisarjan seuraavassa osassa.

Officen 365:den sähköposti ja siihen liitetyt monipuoliset, uudet, viestintämahdollisuudet tehostavat yrityksesi kommunikaatiota.

Kysy meiltä lisää - kerromme miten päivitämme yrityksenne sähköiset kommunikaatioratkaisut ajan tasalle.

Ota yhteyttä »