Etevät etätapaamiset

18.4.2016
Ari Kurunmäki

Monen organisaation ongelmat kiteytyvät organisaation sisäisen kommunikaation ongelmiin. Eri tehtävissä työskentelevät ihmiset eivät jaa tietoa tehokkaasti keskenään ja organisaation toiminta hidastuu ja osittain jopa estyy. Perinteisesti tietoa on yritetty jakaa erilaisissa palavereissa, mutta hektiset aikataulut sysäävät palaverien ajankohdan monesti hamaan tulevaisuuteen. Lisäksi nykyään yhä useampi työntekijä haluaa tehdä työnsä kotitoimistolta tai etätoimistolta.

Mitäs jos perinteisen kaltaiset palaverit voitaisiinkin järjestää ketterämmin ja paikasta riippumattomina? Kaikki voisivat osallistua keskusteluun omalta työpisteeltään  tai etäpäivän aikana myös kotoa käsin.  Osallistujien aikaa ei kuluteta turhiin paikasta toiseen siirtymisiin, vaan palaveriin varattu aika käytetään tehokkaasti itse asian käsittelyyn. Tällaisissa etätapaamisissa ihmisten itse työhön käytetty aika maksimoidaan ja palaverit eivät toimi kalenterien täytteenä vaan palvelevat tehokkaasti asiaansa.

Nykyaikainen etätapaaminen on muutakin kuin pelkkä puhelimen kautta kuuluva ääni. Kuvan avulla tapaamisista saadaan elävämpiä ja saadaan parempi kokemus ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta. Onhan aina helpompaa keskustella ihmisen kanssa, jonka näkee kuin vain kuulee. Lisäksi monesti halutaan jakaa tai esittää materiaalia, jolla asian esittäminen konkretisoituu ja helpottuu.

Office 365 -tuotteiden yhtenä olennaisimpana ratkaisuna tarjottava Skype for Business tarjoaa etäviestintään tarvittavan ratkaisun ja se toimii lähes laiteriippumattomasti. Etäkokouksiin tarvittava ohjelmisto on tällä hetkellä tarjolla Windows ja Mac -tietokoneille sekä iOS, Android ja Windows Phone mobiilialustoille. Kokouksiin osallistujat eivät edes välttämättä tarvitse erillisitä client-ohjelmistoa vaan osallistuminen tapahtuu internet-selaimen avulla. Skype for Business -etätapaamisssa osallistujat näkevät ja kuulevat toisensa reaaliaikaisesti, sekä voivat jakaa viestejä pikaviestimen kautta. Esittäjä voi ohjelmiston sisällä jakaa minkä tahansa omalla työasemallaan auki olevan sovelluksen, esim, Powerpointin, Excelin tai Adobe Readerin, ja esittää osallistujille haluamaansa materiaalia tai antaa esitysoikeuden jollekin toiselle.

Sen lisäksi, että Skype for Business mahdollistaa organisaation sisäisen kommunikaation tehostamisen, avaa se myös uuden väylän pitää yhteyttä omiin asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin. Erilaisten seurantapalaverien pitäminen helpottuu ja tehostuu huomattavasti kun tapaamiset voidaan järjestää etätapaamisina ja osallistujien ei tarvitse löytää kalentereistaan monesti jopa kaksinkertaista aikaväliä  palaverin pitämiseen.

Autamme teitä ottamaan Skype for Business ratkaisun käyttöön. Kerromme mielellämme lisää - tavataan aluksi vaikka Skype meetingissä!

Ota yhteyttä >>

Ota yhteyttä »